Qual é a duração recomendada para a conservação das faturas? Agora pode descobrir as datas sugeridas para guardar estes documentos.
Todos os portugueses sabem que ao comprar bens ou serviços devem solicitar uma fatura que inclua o seu número de contribuinte. Existem vários motivos pelos quais isso deve ser feito.
Por exemplo, é necessário prova de pagamento se desejar acionar uma garantia, seja para proteger os seus direitos em caso de avaria ou defeito ou para demonstrar que uma despesa foi efetivamente paga. Assim, o ato de guardar faturas acaba por ser uma prática prudente.
Mas nem todas as faturas devem ser guardadas indefinidamente ou armazenadas na pasta de documentos pelo mesmo período de tempo. Sabe quanto tempo deve guardar as faturas em arquivo?
Quais são as datas recomendadas para armazenamento de faturas?
Todos os portugueses são obrigados a guardar as suas faturas e é fundamental mantê-las seguras, sejam elas digitais ou em papel. Se fizer isso, evite colocar faturas em papel esquecidas numa pasta. Deve manter um dossier organizado que mencione as várias caraterísticas de cada fatura.
É importante lembrar que a informação deve ser guardada. O período mínimo de retenção de cada fatura, no entanto, muda sempre e geralmente varia entre seis meses e cinco anos, dependendo do tipo de mercadoria ou serviço. As faturas digitais também devem ser mantidas organizadas.
Manter as faturas organizadas: alguns conselhos
Se parece difícil manter toda a papelada em dia, aqui estão algumas sugestões para ajudar a colocar tudo em ordem:
Deve primeiro digitalizar ou tirar uma foto dos documentos relevantes.
Os documentos digitais que criou devem ser salvos em algum lugar conveniente, inclusive no seu computador, em uma unidade externa ou na nuvem. Esta medida tem vários benefícios, não só esta técnica poupa espaço em casa e é ecologicamente boa, como também lhe dá acesso através do smartphone aos documentos relevantes.
Tipos de faturas
Pode não ser necessário manter uma fatura básica de compras de alimentos. Mas deve guardar o recibo de quando comprou a televisão ou telemóvel. É uma boa ideia fazer isso, pois, caso haja algum problema com o item adquirido, poderá usar esta documentação para ativar a garantia.
Devem ser armazenados três tipos diferentes de faturas, portanto, tenha isso em mente. São eles:
as faturas anteriormente listadas necessárias para acionar a garantia correspondente;
faturas que o IRS possa desejar como prova de despesas;
faturas colocadas no e-Fatura por si, o cliente, e não pelo fornecedor ou prestador de serviço.
Passos a serem dados
No que diz respeito às faturas relativas ao IRS, tenha em atenção que as únicas faturas que podem ser destruídas são as que aparecem automaticamente no portal e-Fatura e as que são solicitadas com o número de contribuinte.
O comprovativo deve ser guardado por quatro anos caso seja necessário inseri-lo manualmente. Porém, pode descartar o documento em papel se o comerciante fizer o upload da fatura no final e ela aparecer duas vezes.
Saiba de que para efeitos de IRS, este é o processo que deve ser considerado. O processo varia para todas as outras contas. O período de tempo que uma fatura deve ser mantida em arquivo para compras, pagamentos de serviços ou fins de garantia varia de seis meses a cinco anos.
Agora, anote os diversos prazos que deve guardar as faturas, conforme detalhe de cada uma.
Faturas devem ser mantidas por um ano
As faturas relativas a serviços, como as de gás, eletricidade, água e telecomunicações, devem ser retidas durante seis meses. As empresas que prestam esses serviços têm essa janela de tempo para cobrar pelo consumo.
As faturas expiram, portanto, após esse semestre. Consequentemente, fica isento do pagamento deste valor se for faturado um consumo por um período superior a seis meses, conforme estipula a Lei dos Serviços Públicos (artigo 10.º).
Também é especificado o período recomendado para conservação das faturas de alimentação e alojamento, a menos que inclua faturas que pretenda submeter como despesas de IRS.
Registo de faturas a serem retidas por um ano
Se contratar um pintor, canalizador, eletricista ou outro prestador de serviços para fazer algum trabalho em sua casa, por exemplo, talvez seja necessário apresentar uma reclamação contra esse prestador; tem um ano para fazer isso.
Neste sentido, também dispõe de um ano para reter estas faturas, após o qual já não poderá reclamar do serviço.
Faturas que devem ser mantidas por dois anos
As faturas de aquisição de bens móveis devem ser conservadas por um período de dois anos. Portanto, guarde as suas faturas por esse período ao comprar quaisquer móveis, eletrodomésticos, telemóveis, brinquedos ou similares.
Normalmente, esses dispositivos vêm com garantia mínima de dois anos.
Consequentemente, deve guardar a papelada durante esse período. Agora deve guardar a documentação de todas as extensões de garantia que possui.
Outro exemplo seriam os reparos de automóveis. Eles têm um prazo de validade de dois anos. Assim, após dois anos de permanência do automóvel na oficina, deverá guardar a fatura deste serviço num local seguro para a poder consultar posteriormente.
Em relação aos serviços prestados por especialistas independentes, aplica-se o mesmo princípio. As questões suscitadas pelo que foi dito afetam não só os mecânicos, mas também os médicos e os solicitadores. Por um período mínimo de dois anos, leve sempre consigo o comprovativo de pagamento dos custos incorridos pelo trabalho desses profissionais.
Faturas que devem ser guardadas por três anos
Os registos médicos devem ser mantidos durante esse período. Estas faturas devem ser mantidas em arquivo durante três anos, pois é quando as instituições públicas devem apresentar pedidos de pagamento. Pode, pois, demonstrar que efetuou os pagamentos se preservar os recibos.
Faturas que devem ser retidas por quatro anos
As despesas que insere no e-Fatura devem ser guardadas ao longo de um período de quatro anos, conforme mencionado anteriormente. Embora não seja obrigatório guardar as restantes faturas, vários profissionais da área sugerem mantê-las por um longo período de tempo.
Segundo estes especialistas, faz sentido que os clientes guardem uma cópia de cada fatura do IRS até que esta seja paga.
Adicionalmente, a documentação dos pagamentos do Imposto Único de Circulação (IUC) deve ser mantida em arquivo durante quatro anos. Se não conseguir confirmar se o pagamento foi feito naquele momento, as autoridades fiscais poderão solicitar que o faça.
Faturas que devem ser mantidas por cinco anos completos
Um mínimo de cinco anos deve se passar antes que o comprovativo da renda ou pagamento de condomínio seja eliminado. Se é proprietário de um imóvel, precisa recorrer a serviços de contratação para isso.
Os documentos relativos aos pagamentos de serviços devem ser armazenados de forma segura durante este prazo de cinco anos para que possam ser consultados quando necessário.
Prazos para armazenamento de faturas: para empresas
Os prazos sugeridos para as empresas são um pouco mais longos. Quando se trata de IVA, os empresários precisam de saber que as faturas relativas ao cálculo do IVA devem ser mantidas durante dez anos. Sim, durante dez anos. Relativamente ao IRC, 12 anos é a duração recomendada.